Zuerst geben Sie die Abwesenheit Mutterschutz im Planer beim Mitarbeiter ein, 6 Wochen vor und 8 Wochen nach dem genannten Geburtstermin.
Wenn es hierzu noch keine Abwesenheit gibt, können Sie diese erstellen.
Abwesenheit "Mutterschutz" sowie Tarif "Mutterschutz" erstellen
Abwesenheit hinterlegen
Eine neue Abwesenheit "Mutterschutz" legen Sie wie folgt an:
1. Verwaltung -> Kalendereintragstypen -> links oben auf + Abwesenheit klicken
2. Bei "Dieser Kalendereintragstyp ist" -> wählen Sie "Krankheit" -> Name der neuen Abwesenheit (z. B. Mutterschutz), Abkürzung vergeben -> Farbe wählen
3. Speichern
Tarif erstellen
So erstellen Sie einen neuen Tarif:
1. Verwaltung -> Tarif -> Auf + Neuer Tarif klicken, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen
2. Legen Sie zunächst den Namen "Mutterschutz" des Tarifs fest. Anschließend geben Sie das Gültigkeitsdatum ein
3. Speichern
Tarif ausfüllen:
1. Wählen Sie den soeben erstellten Tarif aus der Liste aus
2. Auf 
klicken, um die Vertragsdaten zu bearbeiten.
3. Tragen Sie Name, Arbeitsstunden pro Woche, Jährliche Urlaubstage und Anteilige Berechnung aus Basis von ein
4. Speichern
Die Berechnungseinstellung hinterlegen Sie wie folgt:
Die Berechnungsregeln müssen für Mutterschutz sowie Feiertag angepasst werden, damit keine Plus- oder Minusstunden im Zeitkonto entstehen.
Mutterschutz:
1. Verwaltung -> Tarife -> den gewünschten Tarif anklicken -> Abwesenheiten
2. Berechnungsregel hinzufügen für… -> "Mutterschutz" auswählen -> Modell: z. B. Durchschnitt: Werktage
3. Speichern
Feiertage:
1. Verwaltung -> Tarife -> den gewünschten Tarif anklicken
2. Feiertage -> +Berechnungsregel anlegen
3. Modell: z. B. Durchschnitt: Werktage
4. Speichern
Nun können Sie über den Planer der Mitarbeiterin die neue Abwesenheit für den gewünschten Zeitraum hinterlegen.
Elternzeit hinterlegen
Anschließend hinterlegen Sie die Elternzeit als Unterbrechung über den Arbeitsvertrag des Mitarbeiters, da das Arbeitsverhältnis auch während der Elternzeit fortbesteht und grundsätzlich Ansprüche auf Urlaub entstehen. Diese Ansprüche kann der Arbeitgeber allerdings kürzen. Dies ist im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG § 17 geregelt.
Für jeden vollen Monat der Elternzeit kann der Urlaubsanspruch um ein Zwölftel gekürzt werden.
Dies können Sie wie folgt durchführen:
1. Im Arbeitsvertrag -> unter Verwaltung -> Mitarbeiter
2. Mitarbeiter auswählen -> Reiter: Arbeitsverträge -> + Neuer Arbeitsvertrag -> Laufzeit eingeben
3. Tarif auswählen ("Mutterschutz") -> Vertrag als Entwurf speichern
4. ganz unten +Vertrag unterbrechen -> Dauer der Unterbrechung
5. Urlaubsanspruch auswählen (z.B. Nach Elternzeit-Modell kürzen)
6. Vertrag unterbrechen -> mit dem Button Zurück in den Entwurfsmodus bestätigen
und Vertrag freigeben
Mit dieser Einstellung wird der Autoplan gestoppt, der Urlaub anteilig berechnet und das Zeitkonto stagniert.
Wiedereintritt des Mitarbeiters
Wenn die Mitarbeiter nach der Elternzeit wiederkommt, tragen Sie das Enddatum für die Unterbrechung im Arbeitsvertrag ein. Der ursprüngliche Autoplan wird automatisch wieder fortgesetzt.
Beachten Sie bitte auch, dass Sie evtl. geänderte Arbeitszeiten in einem neuen Arbeitsvertrag und Autoplan hinterlegen.
Des Weiteren muss hier der Tarif "Mutterschutz", der ab Beginn des Mutterschutzes hinterlegt wurde, durch einen neuen Tarif (oder durch den ursprünglichen Tarif) ersetzt werden. Hierfür muss im Arbeitsvertrag ein neuer Stichtag gesetzt werden.
So legen Sie einen neuen Arbeitsvertrag nach der Elternzeit an:
1. Klicken Sie auf + Neuer Arbeitsvertrag, um einen neuen Arbeitsvertrag zu erstellen
2. Tragen Sie die Laufzeit (Beginn und gegebenenfalls das Ende) an denen die Einstellung greifen soll ein. Wählen Sie einen Tarif unter Tarif aus
Zusätzlich können Sie über Tarifanpassungen weitere Anpassungen vornehmen, falls abweichende Werte hinterlegt werden sollen.
3. Urlaub : Legen Sie fest, wie der Urlaub berechnet und eingetragen werden soll.
4. Mit Vertrag als Entwurf speichern wird der Vorgang gesichert
5. Prüfen Sie die Angaben und speichern Sie diese über Vertrag freigeben
Mitarbeiter während der Elternzeit versetzen oder verstecken
Wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter im Mutterschutz oder in der Elternzeit nicht in der aktiven Planung im Planer und in den Berichten angezeigt werden, so können Sie in den Stammdaten eine neue Abteilung anlegen und die Mitarbeiter dorthin versetzen.
So legen Sie eine neue Abteilung an:
1. Verwaltung -> Organigramm -> Ebene der Filiale auswählen
2. Stammdaten -> Eine Kind-Organisationseinheit hinzufügen -> "Typ der Organisationseinheit" hinterlegen mit "Abteilung"
3. Geben Sie der neuen Gruppe einen Namen ("Mutterschutz/Elternzeit")
4. Die Abkürzung wird beim Mitarbeiter im Planer angezeigt (z.B. Mut)
5. Wählen Sie eine Farbe für die neue Abteilung aus
6. Speichern
Um die Mitarbeiter zu versetzen gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Verwaltung -> Mitarbeiter -> Mitarbeiter auswählen -> Versetzung
2. Button + Versetzung hinzufügen -> Abteilung wählen -> Datum wählen
3. Anlegen
Sie haben auch die Möglichkeit die Mitarbeiter während der Elternzeit zu verstecken.
So verstecken Sie die Mitarbeiter:
1. Verwaltung -> Mitarbeiter -> links den Mitarbeiter anhaken
2. oben im Menü den Augen-Button (Benutzer verstecken) auswählen
Unter Verwaltung -> Mitarbeiter lassen sich diese mit anzeigen, wenn Sie Versteckte anzeigen auswählen.