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Wie gebe ich unbezahlten Urlaub ein?

MEP

Unbezahlten Urlaub mit Urlaubsanspruch

Besteht während des unbezahlten Urlaubs weiterhin Urlaubsanspruch, empfehlen wir eine neue Fehlzeit mit der für Sie passenden Berechnungseinstellung anzulegen.

Als Berechnungseinstellung können Sie die vier folgenden Varianten wählen:

1/x der Wochenarbeitszeit: Der Mitarbeiter bekommt für jeden Tag die anteiligen Vertragsstunden auf dem Zeitkonto gutgeschrieben (1/x seiner Vertragszeit), da die Fehlzeit mit der Vertragszeit verrechnet wird. In diesem Fall entsteht auf dem Zeitkonto keine Differenz zur Vertragszeit.

Plan = Fehlzeit: Der Mitarbeiter bekommt für jeden Tag die geplanten Stunden auf dem Zeitkonto gutgeschrieben (die Std. die er auch gearbeitet hätte), da die Fehlzeit mit der Vertragszeit verrechnet wird. In diesem Fall entsteht auf dem Zeitkonto keine Differenz zur Planzeit. 

    • Modus: "letzter Arbeitseinsatz": Dem Mitarbeiter werden exakt die Stunden gutgeschrieben, die im Multiplaner für diesen Tag eingeplant sind.

    • Modus: "Rollierung": Dem Mitarbeiter werden exakt die Stunden gutgeschrieben, die in der Rollierung für diesen Tag eingetragen sind. 

Regelmäßige Arbeitszeit: Der Mitarbeiter erhält für jeden Tag die im Arbeitsvertrag als Musterwoche hinterlegten Stunden. Sind beispielsweise für einen Mittwoch 8:30 Stunden hinterlegt, werden dem Mitarbeiter bei einer Fehlzeit an einem Mittwoch stets 8:30 Stunden angerechnet.

Unterbrechung: Die Wochenarbeitszeit wird anteilig berechnet. Beispiel: Ein Mitarbeiter mit 40 Std. Wochenarbeitszeit nimmt einen Tag unbezahlten Urlaub, die Wochenarbeitszeit reduziert sich anteilig auf 33:20 Std. bei einer 6-Tage-Woche.

 

Schritt 1

Eine neue Fehlzeit erstellen Sie wie folgt:

Konfiguration -> Aktivitäten -> oben rechts klicken Sie auf das „blaue Plus“ (Aktivität hinzufügen) -> im sich öffnenden Fenster, die Punkte „Name“ (z.B. unbezahlter Urlaub) und „Kürzel“ (z.B. uU) eintragen -> bei „Verhält sich wie“ – „Fehlzeit“ wählen -> Farbe auswählen -> Priorität: Ja -> Erstellen -> im nächsten Fenster, wählen Sie bei „Typ“ – die gewünschte Berechnungseinstellung -> Erstellen.

Wie gehen Sie mit dem Feiertag um?

Liegt ein Feiertag im Zeitraum des unbezahlten Urlaubs, können im Zeitkonto Differenzen entstehen, wenn für den Feiertag eine andere Berechnungseinstellung hinterlegt ist.

Mehr dazu erfahren Sie hier: Berechnung Feiertag in einer Krankheits-/Urlaubswoche?

Schritt 2

Anschließend hinterlegen Sie diese Fehlzeit im Multi-Planer:

Planung -> Multi-Planer -> rechts oben mit der Maus über „Planungsmodule“ schweben -> im sich öffnenden Fenster, klicken Sie auf den Reiter „Fehlzeiten“ -> nun klicken Sie mit gedrückter linker Maustaste auf die neue Fehlzeit und ziehen diese in den Starttag des unbezahlten Urlaubs vom Mitarbeiter -> im sich öffnenden Fenster geben Sie ein, bis wann diese Fehlzeit eingetragen werden soll und bestätigen mit „Erstellen“.

Nun wird für den Zeitraum, in dem die Fehlzeit hinterlegt wurde, die gewählte Berechnungseinstellung aktiv und der Urlaubsanspruch bleibt weiterhin bestehen.

 

Unbezahlten Urlaub ohne Urlaubsanspruch:

Besteht während des unbezahlten Urlaubs kein Urlaubsanspruch, empfehlen wir einen neuen Arbeitsvertrag mit dem Beschäftigungsverhältnis „Unterbrochen“ zu erstellen.

Hierfür gehen Sie wie folgt vor:

Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Arbeitsvertrag bearbeiten“ -> unten links klicken Sie auf den Button mit dem Plus-Zeichen -> im sich öffnenden Fenster wählen Sie den gewünschten Stichtag, ab wann diese Änderung gelten soll und bestätigen mit „Erstellen“ -> im gerade erstellten Arbeitsvertrag, wählen Sie bei „Beschäftigungsverhältnis“ die Option „Unterbrochen“ -> Übernehmen.

 

Rückkehrtermin steht fest:

Wenn Sie bereits wissen, wann die Kollegin wieder zurückkehren wird, können Sie hierfür einen weiteren Arbeitsvertrag mit dem Stichtag der Rückkehr erstellen und das Beschäftigungsverhältnis dort wieder auf „Normal“ stellen.

Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Arbeitsvertrag bearbeiten“ -> unten links klicken Sie auf den Button mit dem Plus-Zeichen -> im sich öffnenden Fenster wählen Sie den gewünschten Stichtag, ab wann diese Änderung gelten soll und bestätigen mit „Erstellen“ -> im gerade erstellten Arbeitsvertrag, wählen Sie bei „Beschäftigungsverhältnis“ die Option „Normal“ -> Übernehmen.

Dadurch wird der Arbeitsvertrag eingefroren, sodass keine wöchentliche Arbeitszeit mehr erwartet und auch der Urlaubsanspruch für diesen Zeitraum anteilig gekürzt wird.