Urlaubsmodell von "Tagen" in Stunden umstellen?

Frage:

Aktuell wird der Urlaub bei uns in Tagen angezeigt. Können wir diesen in Stunden anzeigen lassen?

Unsere Antwort:

Ja, Sie können Urlaub von Tagen in Stunden umwandeln.

Darauf sollten Sie achten:

Das Urlaubskonto wird nach der Anpassung des Urlaubsmodells rückwirkend geändert. Das bedeutet, dass eine Änderung zum heutigen Tag dazu führt, dass nicht erst ab heute der Urlaub von Tagen in Stunden umgestellt wird.
Berichte ausdrucken: Damit anschließend die Konten auf den vorherigen Wert korrigiert werden können, müssen Sie vor der Umstellung die Berichte Urlaubskonto und Urlaubsliste ausdrucken.
Es gibt drei Arten von Urlaubsmodellen:
- Standard (für Alle): Zeigt in Tagen an.
- Bewertet (für Deutschland/Österreich/Schweiz): Urlaub wird in Tagen eingegeben, jedoch in Stunden verwaltet. MEP24web rechnet die Tage automatisch in Stunden um.
- Stunden (Für z.B. Italien): Urlaub wird nur in Stunden verwaltet und angezeigt.
  
  Beispiel für eine automatische Umrechnung :
  (Wöchentliche Vertragsstunden „40 Stunden“ / Werktage „6 Tage“) * Urlaubsanspruch „30 Tage“ = 200 Stunden

Nach einer Umstellung (z.B. von Standard -> Bewertet) müssen die Urlaubskonten geprüft und korrigiert werden:
- Eine Korrekturbuchung muss zum 31.12 des Vorjahres durchgeführt werden, um den Resturlaub auf den vorherigen Wert aus Tagen in Stunden umzuwandeln.

- Wenn die Umstellung mitten im Jahr (also nicht zum 01.01) erfolgt, müssen zuvor hinterlegte Korrekturbuchungen für das Jahr der Umstellung (z.B. verfallender Urlaub, weitere Korrekturen) geprüft und angepasst werden, da MEP24web nach der Umstellung 1 Tag Urlaub in der Korrekturbuchung mit 24 Stunden berechnet.
  Beispiel: Umstellung erfolgt zum 01.08. eines Jahres:
  Führen Sie eine Korrekturbuchung zum 31.12 des Vorjahres durch. Anschließend prüfen Sie, ob Korrekturbuchungen zwischen 31.12 und 01.08 vorliegen, die korrigiert werden müssen.

📞 Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, bevor Sie eine Umstellung durchführen. Gerne können wir den Vorgang gemeinsam prüfen und durchführen. Wir bieten Ihnen auch jederzeit ein Duplikat Ihrer Datenbank als Demoversion an, in welchem Sie den Vorgang testen können, bevor die Umstellung in Ihrer Datenbank erfolgt.

Umstellung des Urlaubsmodell von Standard (Tage) auf Bewertet (Stunden):

In diesem Beispiel soll die Umstellung von Standard (Tage) auf Bewertet (Stunden) zum 01.01 eines Jahres erfolgen.

1. Berichte ausdrucken

Drucken Sie zunächst den Bericht aus. In diesem Beispiel drucken wir die Urlaubsliste aus. (Es geht auch mit Zeitkonto und Urlaubskonto)

Planung -> Berichte -> Reiter: Auswertung -> Urlaubsliste -> bei „Druck-Auswahl“ wählen Sie alle Filialen/Abteilungen -> Zeitraum hinterlegen „Modus = Jahre“ und das Vorjahr -> Stichtag 31.12. eintragen -> weitere Einstellungen optional -> Drucken

Beispiel:

Nach der Umstellung des Urlaubsmodells von Standard (Tagen) auf Bewertet (Stunden) nehmen Sie den Bericht, um den Wert des Urlaubskontos zu überprüfen. Für die Überprüfung wird die Spalte = Urlaub aktuell, die den Stand vom 31.12. darstellt herangezogen. Mehr zum Bericht Urlaubsliste erfahren Sie hier.

⚠️Wichtig!

Bitte vergewissern Sie sich nach der Umstellung des Urlaubsmodells, dass der Wert des Zeitkontos dem Wert auf dem Bericht entspricht, den Sie zuvor ausgedruckt haben.
Wenn Sie nach der Umstellung eine Anpassung der Berechnungseinstellung wünschen, muss diese zu einem neuen Stichtag beginnen. Andernfalls kann dies dazu führen, dass sich das Zeitkonto neu berechnet.
Wenn Sie sich dafür entschließen, im Urlaubskonto zukünftig die Urlaubsstunden (Bewertet) anzeigen zu lassen, müssen Sie den Urlaubsanspruch aller Mitarbeiter basierend auf Ihrer Grundlage (5- bzw. 6-Tage-Woche) hinterlegen.

2. Urlaubsmodell ändern

Nun können Sie die Umstellung von Standard auf Bewertet durchführen.

Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter: Urlaubsmodelle -> Ändern: Ändern -> Ändern -> Modell: Standard in Bewertet ändern -> Oben rechts auf Änderungen übernehmen.

⚠️ Die Umstellung wirkt sich rückwirkend auf das Urlaubskonto aus.

3. Überprüfung der Konten

Nach der Umstellung auf Bewertet (Stunden) erfolgt die Überprüfung der Konten. Hierfür nehmen Sie den zu Beginn ausgedruckten Bericht zur Hilfe.

Zum 31.12. hatte ihr Urlaubskonto 5 Tage (Abb.1) Resturlaub. Ein Urlaubstag hat nach der Umstellung auf Bewertet einen wert von 6 Stunden und 40 Minuten. Das bedeutet, dass der Resturlaub statt -122 Stunden und 10 Minuten, 33Stunden und 20Minuten (6:40 x 5 Tage) betragen muss. Diese Differenz wird durch eine absolute Buchung mit dem korrekten Stundenwert im Urlaubskonto zum 31.12. korrigiert.

Abb.1: Urlaubskonto vor der Umstellung von Standard auf Bewertet:

Abb.2: Urlaubskonto nach der Umstellung von Standard auf Bewertet:

Urlaubskonto korrigieren

Damit das Urlaubskonto zum 01.01. eines Jahres korrekt startet, muss eine absolute Korrektur auf den 31.12. des Vorjahres im Urlaubskonto durchgeführt werden.

Planung -> Urlaubskonto -> Mitarbeiter wählen -> rechts „Korrekturen verwalten“ -> Buchung anlegen, mit Klick auf den blauen Plus-Button rechts -> Datum wählen (aufgrund der anteiligen Berechnung des Urlaubsanspruchs, soll die Buchung zum 31.12. eines Jahres erfolgen) -> Buchungstyp „Absolut“ wählen -> Wert eintragen -> Bemerkung eintragen -> Erstellen.

Mehr zum Thema Korrekturbuchung erfahren Sie hier.

Im Urlaubskonto wird der korrekte Wert (5 Tage x 6:40Std./Tag=33:20Std) angezeigt.

Von Bewertet (Stunden) zurück auf Standard (Tage)

Es ist möglich von Bewertet auf Standard zurückzusetzen. Jedoch müssen hier erneut die Berichte wie oben (von Standard auf Bewertet) beschrieben ausgedruckt werden, bevor die Einstellung zurückgesetzt wird. Auch hier muss dann der Resturlaub zum 31.12. über eine absolute Korrekturbuchung angepasst werden.

Wie kann ich die Stunden in Tage umrechnen?

1. Bericht "Urlaubskonto"

Planung -> Berichte -> Reiter: Mitarbeiter -> Druckauswahl: Filiale, Abteilung sowie Mitarbeiter auswählen -> Zeitraum: Jahr -> Tage anzeigen: Ja -> Drucken

2. Urlaubskonto: "Änderung Urlaubskonto zum..."

Planung -> Urlaubskonto -> Mitarbeiter auswählen -> Das Jahr aufklappen um die Details anzeigen zu lassen -> Bei "Änderung Urlaubskonto zum..." den Haken setzen.

Direkt darunter werden Ihnen der Jahresanspruch in Stunden, Stundenwert/Tag sowie der Urlaubsanspruch in Tagen angezeigt.