Schnittstelle: Personio - Welche Daten können in welche Richtung übertragen werden?

Die Schnittstelle zwischen MEP24web und Personio ist bidirektional - das bedeutet, dass Sie selbst entscheiden können, ob Daten von MEP24web zu Personio oder von Personio zu MEP24web übertragen werden sollen.

Inhalt

1. Stammdatenübertragung
2. Fehlzeiten (Abwesenheiten)
3. Arbeitszeiten (Anwesenheiten)
4. Synchronisationszeiträume
5. Anleitung zur Einrichtung der Schnittstelle

1 Stammdatenübertragung (Richtung für Mitarbeiterdaten) (Nach oben)

Folgende Stammdaten können von MEP24web zu Personio übertragen werden:

Vorname
Nachname
Geschlecht
E-Mail
Mobilnummer
Geburtsdatum
Eintrittsdatum (bei der Erstellung neuer Mitarbeiter)
Wöchentliche Arbeitszeit
Position/Sortierung (Qualifikation)
Status (Aktiv/ Auszeit / Onboarding / Inaktiv)

WENN ...

... ein Mitarbeiter neu in MEP24web erstellt wird, wird dieser automatisch in Personio mit "Status: Aktiv" erstellt.

... ein Mitarbeiter neu in MEP24web erstellt wird und dessen Eintrittsdatum in der Zukunft liegt, wird dieser automatisch in Personio mit "Status: Onboarding" erstellt.

... bei einem Mitarbeiter in MEP24web ein Arbeitsvertrag mit dem Beschäftigungsverhältnis "Normal" hinterlegt ist, wird dieser in Personio mit "Status: Aktiv" gekennzeichnet.

... bei einem Mitarbeiter in MEP24web ein Arbeitsvertrag mit dem Beschäftigungsverhältnis "Elternzeit" oder "Unterbrochen" hinterlegt ist, wird dieser in Personio mit "Status: Auszeit" gekennzeichnet.

... ein Mitarbeiter in MEP24web austritt, wird dieser in Personio mit “Status: Inaktiv” gekennzeichnet. Sobald ein Mitarbeiter in MEP24web unter "Ausgeschieden" gelistet ist, werden keine Daten mehr an Personio übertragen.

... man die Stammdaten eines vorhandenen Mitarbeiters in MEP24web bearbeitet, werden die Änderungen auch an Personio übertragen.

(Ausgenommen hiervon ist das Eintrittsdatum: dies wird lediglich bei der ersten Erstellung des Mitarbeiters hinterlegt. Eine nachträgliche Änderung des Eintrittsdatums in MEP24web wird nicht in Personio berücksichtigt.)

⚠️ Hinweis für den Stammdatenaustausch von MEP24web zu Personio:

Bitte beachten Sie, dass bei den Mitarbeitern eine E-Mail-Adresse in MEP24web hinterlegt sein muss, damit der Stammdatenübertrag stattfinden kann.

Mitarbeiter, bei denen keine E-Mail-Adresse in MEP24web hinterlegt ist, können nicht an Personio übertragen werden.

Folgende Stammdaten können von Personio zu MEP24web übertragen werden:

Vorname
Nachname
Geschlecht
E-Mail
Mobilnummer
Geburtsdatum
Position

Wenn ein Mitarbeiter neu in Personio erstellt wird, wird dieser auch in MEP24web erstellt.

Bitte beachten Sie, dass der Mitarbeiter hierbei immer mit Eintrittsdatum zum aktuellen Tag und auf der Organisationsebene in Ihrer MEP24web-Datenbank erstellt wird.

Das Eintrittsdatum und die Stammabteilung, in der der Mitarbeiter tätig ist, muss anschließend noch manuell eingepflegt werden.

Wenn man die Stammdaten eines vorhandenen Mitarbeiters in Personio bearbeitet, werden die Änderungen auch an MEP24web übertragen.

⚠️ Hinweis für den Stammdatenaustausch von Personio zu MEP24web:

Bitte beachten Sie, dass die hinterlegte Position in Personio identisch mit dem Namen einer vorhandenen Qualifikation Ihrer MEP24web-Datenbank sein muss (z.B. "Approbiert", "PKA", "Botendienst", "IT" oder ähnliches), damit der Stammdatenübertrag stattfinden kann.

Wenn die Positionen in Ihrer Personio-Datenbank nicht mit den Namen der Qualifikationen Ihrer MEP24web-Datenbank übereinstimmen, können Sie in MEP24web einstellen, mit welcher Qualifikation (z.B. "Personio-Übertrag") die Mitarbeiter als Standard erstellt werden sollen.

Mehr Information dazu finden Sie unter Punkt 2.3 in unserer Anleitung zur Einrichtung der Schnittstelle.

2 Fehlzeiten / Abwesenheiten (Richtung für Fehlzeiten) (Nach oben)

Fehlzeiten können entweder von MEP24web zu Personio oder von Personio zu MEP24web übertragen werden.

In beide Richtungen können ganztägige, aber auch halbtägige Fehlzeiten übertragen werden.

Bei halbtägigen Fehlzeiten legt sich diese immer entweder über die erste oder die zweite Tageshälfte.

Falls eine Bemerkung für die Fehlzeit eingetragen wurde, wird diese ebenfalls an das gegenüberliegende System übertragen.

3 Arbeitszeiten (Richtung für Anwesenheiten) (Nach oben)

Übertrag der Arbeitszeiten von MEP24web zu Personio

Die Planzeiten der Mitarbeiter werden ab dem 1. des letzten Monats bis einschließlich dem aktuellen Tag in Personio hinterlegt.

Wenn die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über MEP24web erfassen/stempeln, werden die Ist-Zeiten übertragen.

⚠️Hinweis für Anwesenheiten von MEP24web zu Personio:

Die Schnittstelle übertragt Beginn und Ende der Arbeitszeiten.

Wenn eine Tätigkeit in MEP24web mit einem Zuschlag von 200% berechnet wird, wird lediglich die reine Arbeitszeit (Beginn und Ende) an Personio übertragen - der Zuschlag kann nicht berücksichtigt werden.

Beispiel:
Ein Mitarbeiter ist in MEP24web von 10:00 - 14:00 Uhr mit einer Tätigkeit, für die es einen 200%-Zuschlag gibt, geplant.

In MEP24web werden dem Mitarbeiter 4 Stunden für die reine Arbeitszeit (10:00 - 14:00) + die 4 Stunden für den Zuschlag (200%) im Zeitkonto angerechnet.

An Personio werden in diesem Beispiel also lediglich die 4 Stunden reine Arbeitszeit von 10:00 - 14:00 Uhr übertragen.

Wir empfehlen MEP24web als das führende System für die Zeitkonten der Mitarbeiter zu nutzen und somit die Anwesenheiten von MEP24web zu Personio übertragen zu lassen.

Übertrag der Arbeitszeiten von Personio zu MEP24web

Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über Personio erfassen. Die in Personio erfassten Arbeitszeiten werden an MEP24web übertragen und tauchen dort im Zeit-Protokoll auf.

4 Synchronisationszeiträume (Nach oben)

Der Übertrag der Daten findet immer zu vollen Stunde (08:00 Uhr, 09:00 Uhr usw.) statt.

Bei erstmaliger Aktivierung der Schnittstelle werden, ausgehend vom aktuellen Datum, alle Fehlzeiten und Plan- bzw. Ist-Zeiten rückwirkend bis zum 01.01. des aktuellen Jahres und bis einschließlich dem aktuellen Tag übertragen.

Danach werden die Arbeitszeiten/Anwesenheiten im laufenden Betrieb immer ausgehend vom aktuellen Monat, jeweils der Zeitraum ab dem 1. des letzten Monats bis einschließlich dem aktuellen Tag übertragen.

Fehlzeiten/Abwesenheiten werden im laufenden Betrieb, immer ausgehend vom aktuellen Monat, für die letzten 6 Monate sowie bis zu 18 Monate in der Zukunft übertragen.

5 Anleitung zur Einrichtung der Schnittstelle (Nach oben)

Um zur Anleitung zur Einrichtung der Personio-Schnittstelle weitergeleitet zu werden, können Sie hier klicken.