Schnittstelle: Personio - Einrichtung und generelle Infos

Sie haben die Möglichkeit Personio an MEP24web anzubinden.

Dadurch können Fehlzeiten, Mitarbeiter-Stammdaten und Arbeitszeiten übertragen werden.

Da es sich um eine bidirektionale Schnittstelle handelt, können Sie selbst entscheiden, ob die Daten von MEP24web zu Personio oder umgekehrt übertragen werden sollen.

1. Loggen Sie sich mit Ihrem Account in Personio ein.
2. Klicken Sie auf Einstellungen -> Integration -> API-Zugriffsdaten.
3. Auf Individuelle Integration erstellen klicken. 

4.    Geben Sie einen Namen ein und klicken auf Weiter.

5.    Tragen Sie die personenbezogenen Daten ein.

6. Tragen Sie Ihre API-Zugriffsdaten in MEP24web ein, um die Schnittstelle anzubinden.

7.     Setzen Sie Personio: Aktiv? auf Ja. (MEP24web -> Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter: Schnittstellen)

8.    Tragen Sie die Client-ID und Secret von Personio in MEP24web unter Personio: Benutzername und Personio: Passwort ein.

MEP24web 
(Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter: Schnittstellen)

 

Die Schnittstelle erlaubt die Übertragung der Daten von MEP24web zu Personio, oder von Personio zu MEP24web. 

2.1    Zuordnungsfeld:

Wenn kein Stammdatenaustausch der beiden Systeme erwünscht ist, muss die Option „Zuordnungsfeld“ ausgewählt und anschließend bei „Personio: Zuordnungsfeld“ eingestellt werden, dass das Attribut Personalnummer für den Abgleich in sowohl MEP24web als auch Personio genutzt wird.






Der Stammdatenaustausch findet somit nicht statt, die An- und Abwesenheiten können aber dennoch übertragen werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Mitarbeiter in beiden Programmen manuell erstellt werden müssen und dann über das Attribut Personalnummer automatisch miteinander verknüpft werden.

 

2.2    Richtung: MEP24web → Personio

Wird ein neuer Mitarbeiter in MEP24web erstellt, wird dieser automatisch auch in Personio erstellt.

Änderungen der Mitarbeiter-Stammdaten in MEP24web werden ebenfalls an Personio übertragen.

Beispiel: Mitarbeiter hat seit seiner Hochzeit einen anderen Nachnamen -> wenn der Nachname in MEP24web angepasst wird, wird diese Änderung auch automatisch in Personio vorgenommen.

(Ausgenommen hiervon ist die E-Mail-Adresse: diese wird lediglich bei der Erstellung des Mitarbeiters hinterlegt. Eine Änderung der E-Mail-Adresse in MEP24web wird nicht in Personio berücksichtigt.)

Folgende Daten können von MEP24web zu Personio übertragen werden:

• Vorname
• Nachname
• Geschlecht
• Status (Aktiv/Inaktiv)
• Geburtsdatum
• E-Mail
• Eintrittsdatum
• Wöchentliche Arbeitszeit
• Position/Sortierung (Qualifikation)

 

2.3    Richtung:  Personio → MEP24web

Wird ein neuer Mitarbeiter in Personio erstellt, wird dieser automatisch auch in MEP24web erstellt.

Hierbei ist zu beachten, dass die Mitarbeiter in MEP24web immer auf der Organisationsebene mit Eintrittsdatum zum aktuellen Datum erstellt werden.

Änderungen der Mitarbeiter-Stammdaten in Personio werden ebenfalls an MEP24web übertragen.

Folgende Daten können von Personio zu MEP24web übertragen werden:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Position (der Name der Position muss identisch mit dem Namen der Qualifikation in MEP24 sein)
• Eintrittsdatum (wird immer zum aktuellen Tag und auf der Organisationsebene in MEP24web erstellt)
  
  
  

2.4    (Zusatz-)Felder

In MEP24web haben Sie die Möglichkeit, über die Standardfelder hinaus, weitere Felder individuell in den Stammdaten unter „Konfiguration“ -> "Einstellungen" -> „Felder“ zu erstellen.

Diese Felder können Sie nach Bedarf erstellen, z.B. wenn Sie ein Feld für die Schuhgröße der Mitarbeiter benötigen. 

Nachdem Sie ein Zusatzfeld in MEP24web erstellt haben, steht Ihnen dies unter Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter bearbeiten -> Reiter „Erweitert“ zur Verfügung.

Zusatzfelder, welche in MEP24web erstellt wurden, können mit den Attributen in Personio verknüpft werden.

Um ein Zusatzfeld in MEP24web zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter „Felder“ -> unten links auf „Neues Feld“ klicken -> Schlüssel (z.B. "SG"), Name (z.B. "Schuhgröße") und Typ (z.B. "Zeichenkette") hinterlegen -> mit „Erstellen“ bestätigen.

Bitte beachten Sie, dass lediglich Zusatzfelder vom Typ Zeichenkette, Ganzzahl oder Datum über die Schnittstelle übertragen werden können.

Um ein Zusatzfeld in Personio zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Personio öffnen -> auf "Einstellungen" klicken -> unter "Personen" auf "Zur Person" klicken -> auf "Hinzufügen" klicken und "Neues Attribut" auswählen -> gewünschten Typ (Einzeiliger Text, Datum oder Nummer) auswählen -> Namen eingeben und gewünschten Abschnitt, in dem das Feld erstellt werden soll, auswählen -> Hinzufügen.


Nachdem das entsprechende Zusatzfeld/Attribut in Personio erstellt wurde, kann es für die Schnittstellenübertragung freigegeben werden - hierfür gehen Sie, wie folgt vor:
Personio öffnen -> auf "Einstellungen" klicken -> unter "Integration"auf "API-Zugriffsdaten" klicken -> auf die verbundene Integration "MEP24web" klicken ->im sich öffnenden Fenster klicken Sie unter "Lesbare Mitarbeitendenattribute" auf "Attribute wählen" und wählen das eben erstellte Zusatzfeld (z.B. Schuhgröße) aus -> Aktualisieren.


Anschließend können Sie die beiden Zusatzfelder miteinander verknüpfen, sodass diese übertragen werden können - hierfür gehen Sie, wie folgt vor:
MEP24web öffnen -> Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter "Schnittstellen" -> bei "Personio: Zusatzfelder" zunächst die Auswahl für MEP24web und anschließend die Auswahl für Personio treffen -> oben rechts "Änderungen übernehmen".

Wenn Sie nun die Schuhgröße bei einem Mitarbeiter hinterlegen, wird diese auch an das andere System übertragen (MEP24web zu Personio oder umgekehrt, je nachdem für welche Richtung Sie sich entschieden haben.)

 

2.5    Richtung für Fehlzeiten

Hier legen Sie fest, ob Fehlzeiten von Personio zu MEP24web oder von MEP24web zu Personio übertragen werden sollen.

 

Halbtägige Fehlzeiten
Über die Schnittstelle können auch halbtägige Fehlzeiten übertragen werden. Hierbei wird die Fehlzeit immer entweder in der ersten oder zweiten Tageshälfte hinterlegt.

Hierfür muss die stundenweise Fehlzeit (z.B. Anteiliger Urlaubstag) mit einer entsprechenden Fehlzeit in Personio verknüpft werden.

Der Importschlüssel der stundenweisen Fehlzeit in MEP24web muss mit dem Namen der Fehlzeit in Personio übereinstimmen, damit die Übertragung der Daten stattfinden kann (siehe dazu Punkt 4 „Aktivitäten anbinden“).

Ist die stundenweise Fehlzeit (z.B. "Anteiliger Urlaubstag") in MEP24web als letzter Arbeitsblock hinterlegt, so wird diese Fehlzeit in Personio in der zweiten Tageshälfte hinterlegt.

Wenn die stundenweise Fehlzeit im ersten Arbeitsblock hinterlegt ist, wird die Fehlzeit in Personio entsprechend in der ersten Tageshälfte hinterlegt.

Wenn die Tätigkeit „Anteiliger Urlaubstag“ in MEP24web in der zweiten Tageshälfte eingetragen wurde, sieht es in Personio wie folgt aus: 

 

2.6    Richtung für Anwesenheiten

 

Nach MEP24web:
Arbeitszeiten können Sie in Personio direkt auf der Startseite eintragen. 

Sie haben auch die Möglichkeit in Personio auf „Zeiterfassung“ zu klicken, um den Kalender der Anwesenheiten zu öffnen. Klicken Sie in den gewünschten Tag, um eine Arbeitszeit zu hinterlegen.

Die in Personio eingetragenen Arbeitszeiten landen zunächst in MEP24web im Zeitprotokoll.

Nach Personio:
Die in MEP24web hinterlegten Arbeitszeiten (Plan- bzw. Ist-Zeiten) werden zu Personio übertragen und dort bei den Mitarbeitern unter „Anwesenheiten“ angezeigt. 

 

1.    Tragen Sie die Personalnummer in MEP24web und Personio ein.

Tragen Sie den Namen der Personio-Abwesenheit in MEP24web unter Aktivitäten -> Importschlüssel ein. 

 

Personio 
Einstellungen -> Abwesenheit -> Abwesenheit auswählen (z.B. "Urlaub") -> Name der Abwesenheit prüfen (dieser muss identisch mit dem Import-Schlüssel der entsprechenden Fehlzeit in MEP24web sein)

MEP24web 
Konfiguration -> Aktivitäten -> links, neben dem Namen der gewünschten Fehlzeit, auf den blauen Button (Aktivität bearbeiten) klicken -> Import-Schlüssel: dieser muss identisch mit dem Namen der Abwesenheit in Personio sein -> Übernehmen.

 

Je nachdem, für welche Übertragungsrichtung Sie sich entschieden haben, können Fehlzeiten bzw. Abwesenheiten nun in MEP24web oder Personio hinterlegt werden, die anschließend automatisch an das gegenüberliegende System übertragen werden.

Übertrag: Personio zu MEP24web

Sie können die Abwesenheiten nun in Personio über Unternehmen -> Personalliste -> Mitarbeiter auswählen -> Reiter: Abwesenheit im Kalender eintragen, indem Sie auf den gewünschten Kalendertag klicken:

1. Wählen Sie eine Abwesenheit aus.
2. Legen Sie den Zeitraum fest.
3. Speichern
   1. Genehmigung überspringen: Abwesenheit wird eingetragen.
   2. Abwesenheit beantragen: Warte auf Genehmigung.

 

In MEP24web wird die Abwesenheit angezeigt.
(Multiplaner -> Monats- /Wochen- / Tagesplaner)

Übertrag: MEP24web zu Personio

Sie können die Fehlzeiten im Multi-Planer von MEP24web bei den gewünschten Mitarbeitern hinterlegen, damit diese an automatisch an Personio übertragen und beim entsprechenden Mitarbeiter hinterlegt werden.

 

Haben Sie mehrere Datenbanken von MEP24web, jedoch lediglich eine Datenbank in Personio, so können Sie in MEP24web einen Filter einbauen, damit der Mitarbeiter, der in Personio erstellt wurde, automatisch in die richtige Datenbank von MEP24web übertragen wird.

In MEP24web:
(Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter: Schnittstelle -> Personio: Filter)

1. Wählen Sie in der Zeile Personio ein geeignetes Feld aus (siehe „2.4 Zusatz-Felder“, um ein neues Feld (z.B. „Datenbankfilter) in MEP24web zu erstellen).
2. Tragen Sie einen Filterwert ein (Denken Sie sich einen Wert aus. Es ist wichtig, dass jede Datenbank ihren eigenen Filterwert erhält).

 

In Personio:
(Unternehmen -> Personalliste -> Mitarbeiter auswählen)

1. Klicken Sie auf Bearbeiten.
2. Tragen Sie den Filterwert, der in MEP24web eingetragen wurde, in das entsprechende Personio-Feld ein (siehe 2.4.1, um ein neues Feld (z.B. „Datenbankfilter“) in Personio zu erstellen).

Ergebnis:
Der Mitarbeiter wird automatisch in der richtigen Datenbank von MEP24web angezeigt. Bitte beachten Sie, dass dieser in MEP24web in die entsprechende Abteilung umgezogen werden muss.

 

Der Übertrag der Daten findet immer zu vollen Stunde (08:00 Uhr, 09:00 Uhr usw.) statt.

Bei erstmaliger Aktivierung der Schnittstelle werden, ausgehend vom aktuellen Datum, alle Fehlzeiten und Plan- bzw. Ist-Zeiten rückwirkend bis zum 01.01. des aktuellen Jahres und bis einschließlich dem aktuellen Tag übertragen.

Danach werden die Arbeitszeiten/Anwesenheiten im laufenden Betrieb immer ausgehend vom aktuellen Monat, jeweils der Zeitraum ab dem 1. des letzten Monats bis einschließlich dem aktuellen Tag übertragen.

Fehlzeiten/Abwesenheiten werden im laufenden Betrieb, immer ausgehend vom aktuellen Monat, für die letzten 6 Monate sowie bis zu 18 Monate in der Zukunft übertragen.