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      Wie gebe ich Mutterschutz und Elternzeit ein?

      Anbei erhalten Sie eine komplette Anleitung zum Thema Mutterschutz und Elternzeit:

       

      Bitte wählen (klicken) Sie unten die richtige Anleitung für Sie aus.

      ⚠️Prüfen Sie zunächst, welches Modell Sie für die Berechnung Ihres Urlaubs ausgewählt haben. Die Einstellung finden Sie unter "Konfiguration" -> Einstellungen -> Reiter: Urlaubsmodelle -> Berechnung.

      Mutterschutz und Elternzeit (pro Urlaubstag):

      • Urlaubsanspruch wird im Urlaubskonto hinterlegt.

      Mutterschutz und Elternzeit (pro Arbeitstag):

      • Urlaubsanspruch wird im Arbeitsvertrag hinterlegt.

       

      Mutterschutz und Elternzeit (pro Urlaubstag)

      Zuerst geben Sie die Fehlzeit Mutterschutz im Planer beim Mitarbeiter ein, 6 Wochen vor und 8 Wochen nach dem errechneten Geburtstermin. Wenn es hierzu noch keine Fehlzeit gibt, können Sie diese unter Konfiguration -> Aktivitäten erstellen.


      Neue Fehlzeiten legen Sie wie folgt an:

      Konfiguration -> Aktivitäten -> rechts oben auf das kleine, blaue Plussymbol klicken -> Name der neuen Fehlzeit (z. B. Mutterschutz), Kürzel vergeben -> in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken -> Farbe wählen -> evtl. andere Einstellungen vornehmen -> mit „Erstellen“ bestätigen -> Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen (da diese Fehlzeit in ganzen Wochen gewährt wird, empfehlen wir Ihnen die Einstellung "1/x" als Grundlage) -> mit „Erstellen“ bestätigen.

      Nun können Sie über den Multi-Planer der Mitarbeiterin die neue Fehlzeit für den gewünschten Zeitraum hinterlegen.

       

      Anschließend hinterlegen Sie die Elternzeit als Unterbrechung. Auch während der Elternzeit entstehen grundsätzlich Ansprüche auf Urlaub, das Arbeitsverhältnis besteht währenddessen fort. Diese Ansprüche kann der Arbeitgeber allerdings kürzen. Dies ist im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG § 17 geregelt. Für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit kann der Urlaubsanspruch um ein Zwölftel gekürzt werden.


      Variante 1: Besteht „kein Urlaubsanspruch“:

      Sie erstellen im Arbeitsvertrag einen neuen Stichtag und ändern das Beschäftigungsverhältnis in „Elternzeit“. Der Arbeitsvertrag, sowie das Zeit- und Urlaubskonto werden dadurch unterbrochen.

      Konfiguration -> Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Arbeitsvertrag bearbeiten“ -> unten links den blauen Plus-Button anklicken und den ersten Tag der Elternzeit auswählen -> Erstellen -> „Beschäftigungsverhältnis“ auf „Elternzeit“ setzen -> Übernehmen.

      Mit dieser Einstellung wird die Rollierung gestoppt, der Urlaub anteilig berechnet und auf dem Zeitkonto laufen keine Stunden mehr auf.

      Auch wird die Mitarbeiterin für den Zeitraum der Elternzeit nicht mehr in der MEP24-Lizenz für die Anzahl der Mitarbeiter aufgeführt. Es werden lediglich volle Kalendermonat für die Kürzung des Urlaubsanspruches herangezogen. Beispiel: Stichtag 14.04: Der Urlaubsanspruch wird erst ab 01.05 gekürzt. Dies gilt ebenso für den Wiedereintritt des Mitarbeiters.



      Variante 2: Besteht „Urlaubsanspruch“:

      Sie erstellen eine neue Fehlzeit mit der Berechnungseinstellung „Unterbrechung“, welche Sie für den Zeitraum der Elternzeit im Multi-Planer hinterlegen. Dadurch kürzt sich der Arbeitsvertrag um diesen Zeitraum, ohne dass der Urlaubsanspruch dadurch gekürzt wird.

      Konfiguration -> Aktivitäten -> rechts oben auf das kleine, blaue Plussymbol klicken -> Name der neuen Fehlzeit (z. B. Elternzeit), Kürzel vergeben -> in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken -> Farbe wählen -> evtl. andere Einstellungen vornehmen -> mit „Erstellen“ bestätigen -> Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen Sie „Unterbrechung“ (die Arbeitszeit wird anteilig gekürzt und der Urlaubsanspruch bleibt unberührt) -> mit „Erstellen“ bestätigen.

      Nun können Sie über den Multi-Planer der Mitarbeiterin die neue Fehlzeit für den gewünschten Zeitraum hinterlegen.

       

      Feiertag während des Mutterschutzes

      Wenn Feiertage in die Zeit des Mutterschutzes fallen, müssen Sie diese ebenfalls auf Mitarbeiterebene mit der 1/X Berechnungseinstellung hinterlegen.

      Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Berechnungseinstellungen -> Stichtag "Start Mutterschutz" auswählen -> zweiter Reiter "Aktivitäten" -> auf das Symbol mit dem blauen Plus-Button klicken -> Fehlzeit "Feiertag" auswählen, auf der rechten Seite die Berechnungseinstellung "1/X der WochenAZ" hinterlegen -> Übernehmen.

       

      Rückkehr des Mitarbeiters

      Endet die Elternzeit und der Mitarbeiter kehrt zurück, müssen Sie die Berechnungseinstellungen erneut anpassen. 

      Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Berechnungseinstellungen -> neuer Stichtag, wann startet der Mitarbeiter -> zweiter Reiter "Aktivitäten" -> alle Aktivitäten "Mutterschutz/Elternzeit" betreffend einzeln anwählen und rechts auf löschen klicken -> Übernehmen.

      Wenn die Mitarbeiterin nach der Elternzeit wiederkommt, erstellen Sie im Arbeitsvertrag einen neuen Stichtag, setzen das Beschäftigungsverhältnis „Elternzeit“ auf „Normal" und geben die wöchentliche Arbeitszeit an -> Änderung speichern.

      Beachten Sie bitte auch, dass Sie evtl. geänderte Arbeitszeiten in einer neuen Rollierung hinterlegen.

      Darstellung des Mitarbeiters im Multi-Planer

      Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeiter im Mutterschutz oder in der Elternzeit im Planer, sowie den Berichten der Planung innerhalb des Teams angezeigt werden, so können Sie in den Stammdaten eine neue Abteilung anlegen und die Mitarbeiter dorthin versetzen.

       Konfiguration -> Stammdaten -> Ebene der Apotheke auswählen -> Untergruppe erstellen -> geben Sie der neuen Gruppe einen Namen ("Mutterschutz/Elternzeit") -> sowie eine Abkürzung (z.B. Mut) -> wählen Sie eine Farbe für die neue Abteilung aus -> mit „Erstellen“ bestätigen.
      Um die Mitarbeiterin zu versetzen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Konfiguration -> Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Mitarbeiter umziehen“ -> Datum und Abteilung wählen, zu welchem Datum der Mitarbeiter umziehen wird (erster oder letzter Tag Mutterschutz) -> mit „Umziehen“ bestätigen.

      Mutterschutz und Elternzeit (pro Elternzeit)

      Zuerst geben Sie die Fehlzeit Mutterschutz im Planer beim Mitarbeiter ein, 6 Wochen vor und 8 Wochen nach dem errechneten Geburtstermin. Wenn es hierzu noch keine Fehlzeit gibt, können Sie diese unter Konfiguration -> Aktivitäten erstellen.

      Konfiguration -> Aktivitäten -> rechts oben auf das kleine, blaue Plussymbol klicken -> Name der neuen Fehlzeit (z. B. Mutterschutz), Kürzel vergeben -> in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken -> Farbe wählen -> evtl. andere Einstellungen vornehmen -> mit „Erstellen“ bestätigen -> Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen (da diese Fehlzeit in ganzen Wochen gewährt wird, empfehlen wir Ihnen die Einstellung "1/x" als Grundlage) -> mit „Erstellen“ bestätigen.

       

      Nun können Sie über den Multi-Planer der Mitarbeiterin die neue Fehlzeit für den gewünschten Zeitraum hinterlegen. Anschließend hinterlegen Sie die Elternzeit als Unterbrechung.
      Auch während der Elternzeit entstehen grundsätzlich Ansprüche auf Urlaub, das Arbeitsverhältnis besteht währenddessen fort. Diese Ansprüche kann der Arbeitgeber allerdings kürzen. Dies ist im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG § 17 geregelt. Für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit kann der Urlaubsanspruch um ein Zwölftel gekürzt werden.

      Dies können Sie wie folgt durchführen:

       

      Variante 1: Besteht „kein Urlaubsanspruch“:

      Sie erstellen im Arbeitsvertrag einen neuen Stichtag und ändern das Beschäftigungsverhältnis in „Elternzeit“. Der Arbeitsvertrag, sowie das Zeit- und Urlaubskonto werden dadurch unterbrochen.

      Konfiguration -> Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Arbeitsvertrag bearbeiten“ -> unten links den blauen Plus-Button anklicken und den 1. des Folgemonats auswählen (da lediglich volle Kalendermonat für die Kürzung des Urlaubsanspruchs herangezogen werden, wählen Sie zum Beispiel: bei Beginn Elternzeit 14.04. den 01.05.) -> „Beschäftigungsverhältnis“ auf „Elternzeit“ setzen -> Übernehmen.

       Mit dieser Einstellung wird die Rollierung gestoppt, der Urlaub anteilig berechnet und auf dem Zeitkonto laufen keine Stunden mehr auf. Auch wird die Mitarbeiterin für den Zeitraum der Elternzeit nicht mehr in der Lizenz für die Anzahl der Mitarbeiter aufgeführt.

       

      Für den Zeitraum vom Stichtag bis zum 1. des nächsten Monats hinterlegen Sie eine Fehlzeit:

      Konfiguration -> Aktivitäten -> rechts oben auf den kleinen, blauen Plus-Button klicken -> Name der neuen Fehlzeit (z. B. Elternzeit), Kürzel vergeben -> in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken -> Farbe wählen -> evtl. andere Einstellungen vornehmen -> mit „Erstellen“ bestätigen -> Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen Sie die für Sie passende Einstellung, so dass die einzelnen Tage korrekt berechnet werden (z.B. laut Plan mit „Plan=Fehlzeit“, mit “Unterbrechung” - so dass die wöchentliche Vertragszeit anteilig gekürzt wird oder BEI APOTHEKEN zusätzlich: laut „Regelmäßige Arbeitszeit“, welche im Arbeitsvertrag definiert wurde) bleibt der Urlaubsanspruch unberührt) -> mit „Erstellen“ bestätigen. Nun können Sie über den Multi-Planer der Mitarbeiterin die neue Fehlzeit für den gewünschten Zeitraum hinterlegen.

       

      Variante 2: Besteht „Urlaubsanspruch“:

      Sie erstellen eine neue Fehlzeit mit der Berechnungseinstellung „Unterbrechung“, welche Sie für den Zeitraum der Elternzeit im Multi-Planer hinterlegen. Dadurch kürzt sich der Arbeitsvertrag um diesen Zeitraum, ohne dass der Urlaubsanspruch dadurch berührt wird.

      Konfiguration -> Aktivitäten -> rechts oben auf das kleine, blaue Plussymbol klicken -> Name der neuen Fehlzeit (z. B. Elternzeit), Kürzel vergeben -> in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken -> Farbe wählen -> evtl. andere Einstellungen vornehmen -> mit „Erstellen“ bestätigen -> Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen Sie „Unterbrechung“ (die Arbeitszeit wird anteilig gekürzt und der Urlaubsanspruch bleibt unberührt) -> mit „Erstellen“ bestätigen.

      Nun können Sie über den Multi-Planer der Mitarbeiterin die neue Fehlzeit für den gewünschten Zeitraum hinterlegen.

       

      Feiertag während des Mutterschutzes

      Wenn Feiertage in die Zeit des Mutterschutzes fallen, müssen Sie diese ebenfalls auf Mitarbeiterebene mit der 1/X Berechnungseinstellung hinterlegen. Hierzu gehen Sie bitte wie folgt vor:

      Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Berechnungseinstellungen -> Stichtag "Start Mutterschutz" auswählen -> zweiter Reiter "Aktivitäten" -> auf das Symbol mit dem blauen Plus-Button klicken -> Fehlzeit "Feiertag" auswählen, auf der rechten Seite die Berechnungseinstellung "1/X der WochenAZ" hinterlegen -> Übernehmen.

       

      Rückkehr des Mitarbeiters

      Endet die Elternzeit und der Mitarbeiter kehrt zurück, müssen Sie die Berechnungseinstellungen erneut anpassen. Gehen Sie bitte wie folgt vor:

      Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Berechnungseinstellungen -> neuer Stichtag, wann startet der Mitarbeiter -> zweiter Reiter "Aktivitäten" -> alle Aktivitäten "Mutterschutz/Elternzeit" betreffend einzeln anwählen und rechts auf löschen klicken -> Übernehmen.

      Wenn die Mitarbeiterin nach der Elternzeit wiederkommt, erstellen Sie im Arbeitsvertrag einen neuen Stichtag, setzen das Beschäftigungsverhältnis „Elternzeit” auf „Normal" -> geben die wöchentliche Arbeitszeit und den Urlaubsanspruch an -> Änderung speichern.

      Beachten Sie bitte auch, dass Sie evtl. geänderte Arbeitszeiten in einer neuen Rollierung hinterlegen.

       

      Darstellung des Mitarbeiters im Multi-Planer

      Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeiter im Mutterschutz oder in der Elternzeit im Planer, sowie den Berichten der Planung innerhalb des Teams angezeigt werden, so können Sie in den Stammdaten eine neue Abteilung anlegen und die Mitarbeiter dorthin versetzen.

      Konfiguration -> Stammdaten -> Filialebene auswählen -> Untergruppe erstellen -> geben Sie der neuen Gruppe einen Namen ("Mutterschutz/Elternzeit") -> sowie eine Abkürzung (z.B. Mut) -> wählen Sie eine Farbe für die neue Abteilung aus -> mit „Erstellen“ bestätigen.

      Um die Mitarbeiter zu versetzen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

      Konfiguration -> Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Mitarbeiter umziehen“ -> Datum und Abteilung wählen, zu welchem Datum der Mitarbeiter umziehen wird (erster oder letzter Tag Mutterschutz) -> mit „Umziehen“ bestätigen.

       

        MEP24 Ratgeber

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      Urlaub während der Elternzeit: Was Arbeitgeber wissen müssen: Beschäftigte haben auch dann Urlaubsanspruch, wenn sie in Elternzeit sind. Das kann für Arbeitgeber in bestimmten Fällen teuer werden.