Elternzeit für Väter (Urlaubsanspruch wird im Arbeitsvertrag hinterlegt)

Auch während der Elternzeit entstehen grundsätzlich Ansprüche auf Urlaub, das Arbeitsverhältnis besteht währenddessen fort. Diese Ansprüche kann der Arbeitgeber allerdings kürzen. Dies ist im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG § 17 geregelt. Für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit kann der Urlaubsanspruch um ein Zwölftel gekürzt werden.

Beispiel:

Schritt 1:Arbeitsvertrag: Beschäftigungsverhältnis auf "Elternzeit" stellen

Sie erstellen im Arbeitsvertrag einen neuen Stichtag und ändern das Beschäftigungsverhältnis in „Elternzeit“. Der Arbeitsvertrag, sowie das Zeit- und Urlaubskonto werden dadurch unterbrochen.

1. Konfiguration -> Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen
2. im Nebenfeld „Arbeitsvertrag bearbeiten“ -> unten links den blauen Plus-Button anklicken und den 1. des Folgemonats auswählen (da lediglich volle Kalendermonat für die Kürzung des Urlaubsanspruchs herangezogen werden, wählen Sie zum Beispiel: bei Beginn Elternzeit 14.04. den 01.05.)
3. „Beschäftigungsverhältnis“ auf „Elternzeit“ setzen
4. Übernehmen

Schritt 2: Fehlzeit "Elternzeit" erstellen

Für den Zeitraum vom Stichtag bis zum 1. des nächsten Monats hinterlegen Sie eine Fehlzeit:

1. Konfiguration -> Aktivitäten -> rechts oben auf den kleinen, blauen Plus-Button klicken
2. Name der neuen Fehlzeit (z. B. Elternzeit), Kürzel vergeben
3. in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken
4. Farbe wählen -> Priorität: Ja -> evtl. andere Einstellungen vornehmen

5. mit „Erstellen“ bestätigen
6. Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen Sie die für Sie passende Einstellung, so dass die einzelnen Tage korrekt berechnet werden (z.B. laut Plan mit „Plan=Fehlzeit“, 1/X, mit “Unterbrechung” - so dass die wöchentliche Vertragszeit anteilig gekürzt wird).

7. mit Erstellen bestätigen

Nun können Sie über den Multi-Planer dem Mitarbeiter die neue Fehlzeit (z.B. "Elternzeit") für den Zeitraum bis zum Tag des Beginn der Elternzeit hinterlegen.

(Beispiel: Wenn die Elternzeit am 15.05. beginnt, tragen Sie die Fehlzeit „Elternzeit“ bitte im Multi-Planer vom 15.05. bis 31.05. ein. Da die Elternzeit im Arbeitsvertrag erst mit Wirkung zum 01.06. hinterlegt wurde, erfolgt die Unterbrechung des Urlaubskontos ebenfalls erst ab diesem Datum.)

Wichtig ist hierbei, dass jede Unterbrechung der Elternzeit auf diese Weise dokumentiert wird (vom Ersten bis letzten des Kalendermonats über den Arbeitsvertrag und für anteilige Kalendermonate über die Planung der Fehlzeit „Elternzeit“).

Soll der Mitarbeiter während der Abwesenheit nicht im Plan der Anwesenden angezeigt werden, empfehlen wir eine neue Abteilung anzulegen.

Abteilung "Elternzeit" anlegen:

1. Konfiguration -> Stammdaten -> Ebene der Apotheke auswählen
2. Untergruppe erstellen
3. geben Sie der neuen Gruppe einen Namen ("Elternzeit") -> sowie eine Abkürzung (z.B. EZ) -> wählen Sie eine Farbe für die neue Abteilung aus
4. mit „Erstellen“ bestätigen

Mitarbeiter in die Abteilung "Elternzeit" versetzen:

Nun kann der Mitarbeiter in die Abteilung "Mutterschutz/Elternzeit" versetzt werden.

1. Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen
2. im Nebenfeld Mitarbeiter umziehen -> Datum und Abteilung wählen, zu welchem Datum der Mitarbeiter umziehen wird (erster oder letzter Tag Mutterschutz)
3. mit Umziehen bestätigen

Da sich das Zeitkonto in der Zeit der Elternzeit nicht durch unterschiedliche Berechnungen der Fehlzeiten bewegen darf (Plus-/Minusstunden), muss folgende Einstellung hinterlegt werden:

1. Konfiguration -> Stammdaten -> Abteilung "Elternzeit" auswählen
2. Berechnungseinstellungen -> Stichtag "Start Elternzeit" auswählen
3. Reiter "Verhalten" -> Zkto bei Feiertag überlagern: "Ja"

4. Übernehmen

Eigene Einstellungen für den Mitarbeiter:

Prüfen Sie, ob für den Mitarbeiter ggf. eine eigene Berechnungseinstellung hinterlegt ist.  Ist dies der Fall und steht die Funktion „Zkto bei Feiertag überlagern“ auf „Nein“, aktivieren Sie diese über einen neuen Stichtag.

1. Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen
2. im Nebenfeld „Berechnungseinstellungen“ wählen
3. unten links auf das „Kopieren“ klicken -> neuer Stichtag -> Erstellen ->
4. Reiter: Verhalten -> "Zkto bei Feiertag überlagern" : Ja ->
5. Übernehmen

Besteht bei dem Mitarbeiter während der Elternzeit weiterhin Urlaubsanspruch, gehen Sie wie folgt vor: Sie hinterlegen für den Zeitraum der Elternzeit eine Fehlzeit (z.B. „Elternzeit“) im Multi-Planer. Dadurch kürzt sich der Arbeitsvertrag um diesen Zeitraum, ohne dass der Urlaubsanspruch dadurch berührt wird.

Beispiel:

Neue Fehlzeiten legen Sie wie folgt an:

1. Konfiguration -> Aktivitäten
2. rechts oben auf das kleine, blaue Plussymbol klicken
3. Name der neuen Fehlzeit (z. B. Elternzeit), Kürzel vergeben
4. in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken
5. evtl. andere Einstellungen vornehmen
6. mit „Erstellen“ bestätigen
7. Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen Sie „Unterbrechung“ (die Arbeitszeit wird anteilig gekürzt und der Urlaubsanspruch bleibt unberührt)
8. mit „Erstellen“ bestätigen

Mit Ende der Elternzeit und Rückkehr des Mitarbeiters versetzen Sie diesen wieder in diejenige Abteilung, in der er künftig eingesetzt werden soll.

Von der Abteilung "Elternzeit" in die gewünschte Abteilung versetzen:

1. Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen
2. im Nebenfeld Mitarbeiter umziehen -> Datum und Abteilung wählen, zu welchem Datum der Mitarbeiter umziehen wird 
3. mit Umziehen bestätigen

Arbeitsvertrag von "Elternzeit" auf "Normal" umstellen:

1. Konfiguration -> Stammdaten -> Filiale -> Abteilung
2. Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Arbeitsvertrag bearbeiten“
4. unten links den blauen Plus-Button anklicken und den ersten Tag des Arbeitsbeginns auswählen
5. Erstellen -> Wöchentliche Arbeitszeit eingeben
6. „Beschäftigungsverhältnis“ auf „Normal“ setzen
7. Übernehmen

💡Beachten Sie bitte auch, dass Sie evtl. geänderte Arbeitszeiten in einer neuen Rollierung hinterlegen.