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Unter Konfiguration -> Dokumente -> im sich öffnenden Fenster, klicken Sie oben rechts auf „Datei auswählen“ -> im neuen Fenster, wählen Sie das Dokument -> Öffnen -> im nächsten Fenster, geben Sie einen Verschlüsselungscode Ihrer Wahl ein -> Verschlüsseln –> Erstellen.
In der Liste links bei dem Dokument auf das Bearbeiten-Symbol klicken, hier können Sie den Namen des Dokuments ändern, eine "Lesebestätigung" anfordern und bei „Sichtbarkeit“ wählen Sie „sichtbar“ (möchten Sie ein Dokument als Aktennotiz bei dem Mitarbeiter als Dokument hinterlegen und der Mitarbeiter soll dieses nicht einsehen, wählen Sie „unsichtbar“ und keine Lesebestätigung) -> bei „Mitarbeiter & Abteilungen wählen“ wählen Sie die Filialen, Gruppen oder einzelne Mitarbeiter, die Zugriff auf das Dokument haben -> sollte im Fenster „Dokument bearbeiten“ eine nicht gewünschte Ebene (Filiale, Abteilung) oder ein Name angezeigt werden, so klicken Sie diese an und „Löschen“ -> um einer einzelnen Filiale, Abteilung oder Mitarbeiter das Dokument zuzuweisen wählen Sie hinzufügen -> wählen Sie die Filiale, Abteilung oder auch Mitarbeiter aus -> Übernehmen