Wie gebe ich Mutterschutz und Elternzeit ein? (pro Urlaubsjahr)

In MEP24web haben Sie die Möglichkeit Mutterschutz und Elternzeit zu hinterlegen.

Bevor Sie fortfahren, prüfen Sie zunächst, an welcher Stelle der Urlaubsanspruch in Ihrem System hinterlegt ist.

Diese Anleitung bezieht sich auf die Einstellung „pro Urlaubsjahr“. Klicken Sie hier, wenn bei Ihnen „pro Arbeitsvertrag“ hinterlegt ist.

Wie kann ich das prüfen?

Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter: Urlaubsmodelle -> Berechnung: "pro Urlaubsjahr" oder "pro Arbeitsvertrag".
Alternativ prüfen Sie wo der Urlaubsanspruch hinterlegt wird:

pro Urlaubsjahr	Planung -> Urlaubskonto -> Mitarbeiter auswählen -> "Anspruch verwalten".
pro Arbeitsvertrag	Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen ->Arbeitsvertrag bearbeiten -> Hier haben Sie die Einstellung: "Urlaubsanspruch im 1. Jahr mit Beginn Stichtag" und "Urlaubsanspruch in allen Folgejahren".

Mutterschutz und Elternzeit

Zuerst geben Sie die Fehlzeit Mutterschutz im Planer beim Mitarbeiter ein, 6 Wochen vor und 8 Wochen nach dem errechneten Geburtstermin.

Wenn es hierzu noch keine Fehlzeit gibt, können Sie diese unter Konfiguration -> Aktivitäten erstellen.

Neue Fehlzeiten legen Sie wie folgt an:

Konfiguration -> Aktivitäten -> rechts oben auf das kleine, blaue Plussymbol klicken -> Name der neuen Fehlzeit (z. B. Mutterschutz), Kürzel vergeben -> in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken -> Farbe wählen -> Priorität auf "Ja" -> mit Erstellen bestätigen -> evtl. andere Einstellungen vornehmen -> Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen (da diese Fehlzeit in ganzen Wochen gewährt wird, empfehlen wir Ihnen die Einstellung "1/x" bzw. "Regelmäßige Arbeitszeit" als Grundlage) -> mit Erstellen bestätigen.

Priorität

Dies bewirkt, dass die Fehlzeit "Mutterschutz" über den Feiertag gelegt werden kann.

Nun können Sie über den Multi-Planer der Mitarbeiterin die neue Fehlzeit für den gewünschten Zeitraum hinterlegen.

Darstellung des Mitarbeiters im Multi-Planer

Damit Mitarbeiter im Mutterschutz oder in der Elternzeit im Planer, sowie den Berichten der Planung innerhalb des Teams nicht angezeigt werden, müssen Sie in den Stammdaten eine neue Abteilung anlegen und die Mitarbeiter dorthin versetzen.

Abteilung "Mutterschutz/Elternzeit" anlegen:

Konfiguration -> Stammdaten -> Ebene der Apotheke auswählen -> Untergruppe erstellen -> geben Sie der neuen Gruppe einen Namen ("Mutterschutz/Elternzeit") -> sowie eine Abkürzung (z.B. Mut) -> wählen Sie eine Farbe für die neue Abteilung aus -> mit „Erstellen“ bestätigen.

Abteilung "Mutterschutz/Elternzeit" mit einer Berechnungseinstellung versehen:

Damit es durch Feiertage, die in die Zeit des Mutterschutzes fallen, weder zu Plus- noch Minusstunden kommt, muss in der Abteilung eine eigene Berechnungseinstellung hinterlegt werden.

Konfiguration -> Stammdaten -> Abteilung "Mutterschutz/Elternzeit" auswählen -> Berechnungseinstellungen -> Stichtag "Start Mutterschutz" auswählen > passende Grundlage wählen -> Reiter "Verhalten" -> Zkto bei Feiertag überlagern: "Ja" -> Übernehmen.

Verhalten

"Zkto bei Feiertag überlagern" bewirkt, dass die Berechnung der Fehlzeit (Mutterschutz = 1/x bzw. Regelmäßige Arbeitszeit/Musterwoche) die Berechnung des Feiertags überschreibt und somit keine Differenzen entstehen.

Eigene Einstellungen für den Mitarbeiter:

Prüfen Sie, ob für den Mitarbeiter ggf. eine eigene Berechnungseinstellung hinterlegt ist. Ist dies der Fall und steht die Funktion „Zkto bei Feiertag überlagern“ auf „Nein“, aktivieren Sie diese über einen neuen Stichtag.

Konfiguration -> Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Berechnungseinstellungen“ wählen -> unten links auf das „Kopieren“ klicken -> neuer Stichtag -> Erstellen -> Reiter: Verhalten -> "Zkto bei Feiertag überlagern" : Ja -> Übernehmen.

Mitarbeiter in die Abteilung "Mutterschutz/Elternzeit" versetzen:

Nun kann der Mitarbeiter in die Abteilung "Mutterschutz/Elternzeit" versetzt werden.

Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld Mitarbeiter umziehen -> Datum und Abteilung wählen, zu welchem Datum der Mitarbeiter umziehen wird (erster oder letzter Tag Mutterschutz) -> mit Umziehen bestätigen.

Elternzeit hinterlegen

Anschließend hinterlegen Sie die Elternzeit als Unterbrechung. Auch während der Elternzeit entstehen grundsätzlich Ansprüche auf Urlaub, das Arbeitsverhältnis besteht währenddessen fort. Diese Ansprüche kann der Arbeitgeber allerdings kürzen. Dies ist im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG § 17 geregelt. Für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit kann der Urlaubsanspruch um ein Zwölftel gekürzt werden.

Variante 1: Besteht „kein Urlaubsanspruch“:

Sie erstellen im Arbeitsvertrag einen neuen Stichtag und ändern das Beschäftigungsverhältnis in „Elternzeit“. Der Arbeitsvertrag, sowie das Zeit- und Urlaubskonto werden dadurch unterbrochen.

Konfiguration -> Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Arbeitsvertrag bearbeiten“ -> unten links den blauen Plus-Button anklicken und den ersten Tag der Elternzeit auswählen -> Erstellen -> „Beschäftigungsverhältnis“ auf „Elternzeit“ setzen -> Übernehmen.

Mit dieser Einstellung wird die Rollierung gestoppt, der Urlaub anteilig berechnet und auf dem Zeitkonto laufen keine Stunden mehr auf.

Auch wird die Mitarbeiterin für den Zeitraum der Elternzeit nicht mehr in der MEP24-Lizenz für die Anzahl der Mitarbeiter aufgeführt. Es werden lediglich volle Kalendermonat für die Kürzung des Urlaubsanspruches herangezogen. Beispiel: Stichtag 14.04: Der Urlaubsanspruch wird erst ab 01.05 gekürzt. Dies gilt ebenso für den Wiedereintritt des Mitarbeiters.

Variante 2: Besteht „Urlaubsanspruch“:

Sie erstellen eine neue Fehlzeit mit der Berechnungseinstellung „Unterbrechung“, welche Sie für den Zeitraum der Elternzeit im Multi-Planer hinterlegen. Dadurch kürzt sich der Arbeitsvertrag um diesen Zeitraum, ohne dass der Urlaubsanspruch dadurch gekürzt wird.

Konfiguration -> Aktivitäten -> rechts oben auf das kleine, blaue Plussymbol klicken -> Name der neuen Fehlzeit (z. B. Elternzeit), Kürzel vergeben -> in dem Feld „Verhält sich wie“ "eine Fehlzeit" anklicken -> Farbe wählen -> Priorität auf "Ja" -> evtl. andere Einstellungen vornehmen -> mit „Erstellen“ bestätigen -> Berechnungseinstellung bei „Typ“ wählen Sie „Unterbrechung“ (die Arbeitszeit wird anteilig gekürzt und der Urlaubsanspruch bleibt unberührt) -> mit „Erstellen“ bestätigen.

Nun können Sie über den Multi-Planer der Mitarbeiterin die neue Fehlzeit für den gewünschten Zeitraum hinterlegen.

Rückkehr des Mitarbeiters

Mit Ende der Elternzeit und Rückkehr des Mitarbeiters versetzen Sie diesen in die Abteilung, in der er künftig eingesetzt werden soll.

Arbeitsvertrag von "Elternzeit" auf "Normal" umstellen:
Konfiguration -> Stammdaten -> Filiale -> Abteilung -> Mitarbeiter auswählen -> im Nebenfeld „Arbeitsvertrag bearbeiten“ -> unten links den blauen Plus-Button anklicken und den ersten Tag des Arbeitsbeginns auswählen -> Erstellen -> Wöchentliche Arbeitszeit eingeben -> „Beschäftigungsverhältnis“ auf „Normal“ setzen -> Übernehmen.

Beachten Sie bitte auch, dass Sie evtl. geänderte Arbeitszeiten in einer neuen Rollierung hinterlegen.

⚠️ Wurde dem Mitarbeiter eine eigene Berechnungseinstellung hinterlegt, so muss auch diese mit neuem Stichtag angepasst werden.