Einrichtung
Bei erstmaliger Aktivierung der Schnittstelle, muss die Option “Personio: Richtung für Mitarbeiter” auf “Zuordnungsfeld” gestellt werden, damit das User-Matching einmalig über die Personalnummer erfolgen kann.
Sobald das User-Matching einmal über die Personalnummer erfolgt ist, kann der Stammdatenaustausch aktiviert werden. Wir empfehlen 24 Stunden zu warten, um sicherzustellen, dass die Personalnummern aller Mitarbeiter erfolgreich für das User-Matching abgeglichen wurden.
Das User-Matching erfolgt nach dem initialen Personalnummer-Abgleich dann immer über die Personio-ID - diese sieht man im URL-Adressfeld, wenn man auf eine Mitarbeiterebene in Personio wechselt.
In Personio:
in der linken Seiten leiste über "Unternehmen" schweben -> Personalliste-> gewünschten Mitarbeiter anklicken -> im URL-Adressfeld sieht die Personio-ID (= 31945139)
Zusatzfelder
Bei Zusatzfeldern, die der Kunde selbst in beiden System erstellen kann, müssen diese in MEP24web mit einem der 3 folgenden Typen erstellt werden: Zeichenkette (= "Standard" in Personio), Ganzzahl (= "Zahl (Ganzzahl)" in Personio) oder Datum - alle anderen Typen können nicht übertragen werden.
Zusatzfelder in MEP24web erstellen:
Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter "Felder" -> auf "Neues Feld" klicken -> Schlüssel, Name und Typ ("Zeichenkette", "Ganzzahl" oder "Datum") hinterlegen -> Erstellen -> Änderungen übernehmen.
Zusatzfelder in Personio erstellen:
In der linken Seitenleiste auf "Einstellungen" klicken -> unter dem Punkt "Personen" auf "Mitarbeitendeninformationen" klicken -> gewünschten Abschnitt, in dem das Feld erstellt werden soll, auswählen (oder alternativ einen neuen Abschnitt erstellen) -> Attribut hinzufügen -> Name und Typ ("Standard", "Zahl (Ganzzahl)" oder "Datum") hinterlegen -> Hinzufügen.
Anschließend müssen die erstellten Felder in Personio noch für die Schnittstellenübertragung freigegeben werden. Geht wie folgt vor:
In der linken Seitenleiste auf "Einstellungen" klicken -> unter dem Punkt "Integrationen" auf "API-Zugriffsdaten" klicken -> die bereits vorhandene MEP24web-Integration anklicken -> bei "Lesbare Mitarbeitendenattribute" die entsprechenden Felder auswählen -> Aktualisieren.
Nachdem die Felder in beiden Programmen erstellt und in Personio für den Schnittstellenübertrag freigegeben wurde, können die Felder beider Systeme miteinander verknüpft werden.
Geht wie folgt vor:
Konfiguration -> Einstellungen -> Reiter "Schnittstellen" -> bei "Personio: Zusatzfelder" könnt Ihr zunächst das MEP24web-Zusatzfeld und anschließend das Personio-Zusatzfeld auswählen, damit diese miteinander verknüpft und Daten übertragen werden.
Danach werden die Daten (immer zur vollen Stunde) übertragen.
Synchronisationszeiträume
Der Übertrag der Daten findet immer zu vollen Stunde (08:00 Uhr, 09:00 Uhr usw.) statt.
Bei erstmaliger Aktivierung der Schnittstelle, werden ausgehend vom aktuellen Datum, alle Fehlzeiten und Plan- bzw. Ist-Zeiten rückwirkend bis zum 01.01. des aktuellen Jahres und in der Gegenwart bis einschließlich dem aktuellen Tag übertragen.
Danach werden die Arbeitszeiten im laufenden Betrieb immer ausgehend vom aktuellen Monat, jeweils der Zeitraum ab dem 1. des letzten Monats bis einschließlich dem aktuellen Tag übertragen.
Fehlzeiten werden im laufenden Betrieb immer rückwirkend für die letzten 6 Monate übertragen. Außerdem werden Fehlzeiten berücksichtigt, die bis zu 12 Monaten in der Zukunft liegen.
Log-Fehlermeldungen
Personalnummer fehlt in Personio:
Employee Nachname, Vorname has empty mapping
Personalnummer fehlt in MEP24web bzw. stimmt nicht mit der in Personio überein:
Can't find matching employee for Nachname, Vorname (#Personio-ID, mapping: <Personalnummer, die in Personio hinterlegt ist>)