Beitrag Warum MEP24 bis zu 12 % Personalkosten einspart
TEAM
Die wichtigste Meta-Botschaft
Wenn ein Kunde fragt „Wie kommen die 12 % zustande?“ – nie alles auf einmal Aufzählen.
Erst einmal mit diesem Satz starten:
| „Die Einsparung entsteht nicht durch eine einzelne Funktion, sondern durch viele kleine Hebel im Alltag, die heute oft unbemerkt Geld kosten. Diese macht MEP24 sichtbar – und damit steuerbar.“ |
Dann 2–3 passende Hebel wählen – abhängig vom Schmerz des Kunden.
Die 60-Sekunden-Antwort
Für den Moment, wenn jemand skeptisch fragt „Klingt nach viel – wie soll das gehen?“:
| „Die Einsparung entsteht nicht durch ein Wunder-Feature. Das System macht an vielen kleinen Stellen gleichzeitig Verschwendung sichtbar: Überstunden entstehen nicht mehr unbemerkt. Mitarbeiter werden bedarfsgerecht eingesetzt, nicht nach Bauchgefühl. Pausen werden korrekt geplant. Der Planungsaufwand sinkt drastisch. Und wenn Mitarbeiter verstehen, warum Entscheidungen getroffen werden, gibt es weniger Frust – und damit weniger Krankmeldungen. Das sind genau die 5–12 %, die heute in fast jeder Apotheke unbemerkt verloren gehen.“ |
Beispielrechnung
| Basis | Ergebnis |
| 15 Mitarbeiter × 3.500 € brutto | 52.500 € Personalkosten/Monat |
| Konservatives Szenario (5 %) | 2.625 €/Monat → 31.500 €/Jahr |
| Realistisches Szenario (10 %) | 5.250 €/Monat → 63.000 €/Jahr |
| Maximales Potenzial (12 %) | 6.300 €/Monat → 75.600 €/Jahr |
| „Für jeden investierten Euro in MEP24 sparen Sie im konservativen Szenario mindestens 11 Euro zurück.“ |
Die 11 Hebel der Personalkosteneinsparung
| 1 | Überstunden aktiv vermeiden | ca. 5% möglich |
Alltag beim Kunden• "Irgendwie bleibt immer jemand länger"• "Wir merken Überstunden erst am Monatsende" • "Samstage und Stoßzeiten sind immer chaotisch" |
Was MEP24 ändert• Transparente Stundenkonten mit Ampelsystem in Echtzeit• Bedarfsplanung nach Frequenz und Mindestbesetzung • Rollierende, faire Verteilung von Samstagen und Sonderschichten |
| „Überstunden entstehen meist nicht absichtlich – sie entstehen, weil niemand rechtzeitig sieht, dass jemand zu viel eingeplant ist. Mit transparenten Stundenkonten und einer Ampel im System ist das vom ersten Tag an sichtbar.“ |
| 2 | Vertragsstunden besser nutzen – Leerlauf reduzieren |
Alltag beim Kunden• Mitarbeiter sind da, aber nicht optimal eingesetzt• Einer macht Überstunden, ein anderer hat Minusstunden • HV überbesetzt, Backoffice leer – oder umgekehrt |
Was MEP24 ändert• Ampelsystem zeigt: Wer hat Kapazität und kann einspringen?• Aufgabenwechsel im Tagesverlauf (HV ↔ Backoffice) planbar • Vorhandene Arbeitszeit nutzen statt zusätzliche bezahlen |
| „Das Ziel ist nicht, Mitarbeiter zu entlassen – sondern die Zeit, die bereits bezahlt wird, wirklich zu nutzen. Wenn jemand Minusstunden hat und ein Kollege gleichzeitig Überstunden macht, lässt das System das nicht mehr durchrutschen.“ |
| 3 | Bedarfsgerechte Planung statt Bauchgefühl |
Alltag beim Kunden• "Wir planen nach Gefühl – meistens passt es"• Zu viele Leute im HV um 9 Uhr, zu wenig um 12 Uhr • Keine Verbindung zwischen Kundenfrequenz und Personal |
Was MEP24 ändert• Planung nach Umsatz / Kundenaufkommen (wenn Anbindung von Wawi möglich)• Mindestbesetzungen und Warnhinweise bei Unter-/Überbesetzung • Halbstündige Intervalle – visuell sofort erkennbar |
| „Überbesetzung kostet Geld. Unterbesetzung kostet Umsatz. Beides passiert täglich in Apotheken, die kein Frequenzsystem haben. MEP24 macht das sichtbar.“ |
| 4 | Planungszeit drastisch reduzieren | bis zu 80 % Zeitersparnis |
Alltag beim Kunden• 2–4 Stunden Planungsaufwand pro Woche (Excel, Zettel, WhatsApp)• Jede Woche neu bauen, immer wieder von vorne • 96 Stunden/Jahr für die Planung = über 3.600 € kalkulatorische Kosten |
Was MEP24 ändert• Rollierende Pläne – einmal erstellen, automatisch fortschreiben• Änderungen per Klick statt per Telefon • Nur noch genehmigen oder ablehnen |
| „Allein die eingesparte Planungszeit übersteigt in vielen Apotheken bereits die monatlichen Softwarekosten – noch bevor wir einen Cent an Personalkosten rechnen.“ |
| 5 | Kurzfristige Änderungen ohne Telefonkette lösen | Zeitgewinn + Nerven |
Alltag beim Kunden• Krankmeldung morgens = Telefonkette = Chaos• "Wer kann einspringen?" kostet 30–60 Minuten pro Ausfall • Keine strukturierte Möglichkeit, das Team schnell zu erreichen |
Was MEP24 ändert• Plananfrage per Klick an alle geeigneten Mitarbeiter gleichzeitig• Push-Nachricht aufs Handy – wer kann, antwortet direkt • Optional: Schichtbörse für selbstorganisierten Tausch |
| „Wenn morgens jemand ausfällt, schicken Sie mit zwei Klicks eine Anfrage an alle, die die passende Qualifikation haben. Kein Telefon, kein Stress, kein Chaos.“ |
| 6 | Urlaubsplanung ohne Fehler und Überraschungen | Kosten- vermeidendes Risiko-management |
Alltag beim Kunden• Doppelbuchungen werden zu spät erkannt• Unterbesetzung entsteht, weil niemand vorausschaut • Diskussionen und Nachverhandlungen kosten Zeit |
Was MEP24 ändert• Urlaubssimulation zeigt sofort: Führt die Genehmigung zu Unterbesetzung?• Mitarbeiter können sehen, wer wann schon Urlaub hat • Anzeige offener Kollisionspunkte vor der Genehmigung |
| „Bevor Sie einen Urlaubswunsch genehmigen, zeigt die Simulation, ob Sie danach noch ausreichend besetzt sind – bis auf die Minute genau. Kein Risiko, keine teuren Überraschungen.“ |
| 7 | Pausenplanung – der unterschätzte Kostenfaktor | bis zu 5 % |
Alltag beim Kunden• Pausen werden oft falsch oder gar nicht geplant• Mitarbeiter arbeiten durch, werden aber voll bezahlt • Gesetzl. vorgeschr. 45 Min. landen als Überstunden auf dem Konto |
Was MEP24 ändert• Automatische Pausenplanung nach gesetzlichen Vorgaben• Korrekte Abzüge ohne manuellen Aufwand • Toleranzzeiten konfigurierbar – ab wann eine Abweichung als Überstunde zählt |
| „15 Minuten Pause täglich zu viel bezahlt klingt klein. Über 15 Mitarbeiter und ein Jahr gerechnet wird das ein sehr großer Betrag.“ |
| 8 | Lohnvorbereitung automatisieren | Zeitersparnis + Fehlerreduktion |
Alltag beim Kunden• Überstunden und Zuschläge für Notdienst, Nacht, Wochenende werden manuell berechnet• Fehleranfällig: zu viel oder zu wenig bezahlt • Zeitaufwand vor der Lohnabrechnung kostet Stunden pro Monat |
Was MEP24 ändert• Zuschläge pro Tätigkeit werden hinterlegt und automatisch berechnet• Export an Steuerberater (z.B. DATEV) automatisiert und fehlerfrei • Weniger Rückfragen, weniger Korrekturen, weniger Stress |
| „Das System berechnet Notdienstzuschläge, Überstunden und Nachtarbeit automatisch – und schickt den Export direkt an Ihren Steuerberater.“ |
| 9 | Weniger Krankmeldungen durch mehr Transparenz | bis zu 9 % weniger Fehltage |
Alltag beim Kunden• Mitarbeiter sehen nicht, warum sie immer samstags arbeiten• Stundenkonten sind unklar – Vertrauen fehlt • Frust durch gefühlte Ungerechtigkeit führt zu Fehlzeiten |
Was MEP24 ändert• Jeder sieht jederzeit seinen Dienstplan, Zeitkonto, Urlaubsstand per App• Wunschdienste werden transparent berücksichtigt • Entscheidungen sind nachvollziehbar – weniger Diskussionen |
| „Ein Kranktag kostet nicht nur das Gehalt des Kranken – er kostet auch die Mehrarbeit der anderen und den Koordinationsaufwand. Wenn 9 % weniger davon entstehen, ist das keine Kleinigkeit mehr.“ |
| 10 | Manuelle Fehler durch Excel und Zettel vermeiden | Sicherheit + Kosten-vermeidung |
Alltag beim Kunden• Rechenfehler in Excel, doppelte Pflege, fehlende Übersicht• Falsches wird genehmigt, weil niemand den Überblick hat • Keine Dokumentation für Prüfungen verfügbar |
Was MEP24 ändert• Ein zentrales System, Echtzeit-Daten, keine Redundanz• Arbeitszeitgesetz, Pausenregelungen und Dokumentationspflichten automatisch erfüllt • DSGVO-konform, Serverstandort EU, prüfungssicher |
| „Eine Prüfung kommt selten mit Voranmeldung. MEP24 dokumentiert alles automatisch und prüfungssicher. Das ist kein nettes Extra – das ist Sicherheit.“ |
| 11 | Zeitgewinn = produktivere Führungsarbeit | Strategischer Hebel |
Alltag beim Kunden• Planung frisst Führungszeit Woche für Woche• Inhaber stecken in Verwaltung statt in Entwicklung • Wenig Zeit für Mitarbeitergespräche und Umsatzchancen |
Was MEP24 ändert• Automatisierung gibt Führungszeit zurück• Zeit für Kundenbetreuung, Teamgespräche und Umsatzsteigerung • Nicht messbar in € – aber spürbar ab dem ersten Tag |
| „Wenn Sie 80 % der Planungszeit sparen, haben Sie mehr Zeit für das, was in einer Apotheke wirklich zählt: Ihr Team führen, Ihre Kunden betreuen, Ihre Apotheke entwickeln.“ |
Zusammenfassung für den Abschluss
| „Zusammengefasst: MEP24 spart bis zu 80 % der Planungszeit, reduziert Personalkosten um 5–12 % und erhöht die Teamzufriedenheit messbar. Mehr als ein Drittel aller Apotheken in Deutschland vertrauen bereits darauf. Die Einsparungen übersteigen die Softwarekosten in der Regel schon im ersten Monat.“ |
| Weniger Aufwand | Weniger Kosten | Mehr Zufriedenheit |
| • bis zu 80 % weniger Planungszeit • Keine Telefonketten bei Ausfällen • Lohnvorbereitung automatisiert |
• 5–12 % Personalkosteneinsparung • Weniger Überstunden • Korrekte Pausenplanung |
• Bis zu 9 % weniger Krankmeldungen • Transparenz für das Team • Faire, nachvollziehbare Planung |
www.mep24software.de
Weniger Aufwand. Weniger Kosten. Mehr Zufriedenheit.